Nachdem Sie eine Rechnung über den Button „Einreichen“ in den Genehmigungsprozess übergeben haben, erscheint diese im Status „In Genehmigung“.
Im Detailfenster stehen Ihnen nun zwei Optionen zur Verfügung:
Genehmigen:
Klicken Sie auf „Genehmigen“, um die Rechnung freizugeben. Damit wird sie in den nächsten Schritt des Workflows überführt und kann zur Zahlung vorbereitet oder als bezahlt markiert werden.Ablehnen:
Die Rechnung wird aus dem Genehmigungsprozess entfernt und erhält den Status „Abgelehnt“ in der Übersicht der Eingangsrechnungen. Abgelehnte Rechnungen können bei Bedarf wiederhergestellt werden. Nach der Wiederherstellung erscheint die Rechnung im Widget „Neu“ und kann erneut eingereicht werden.
Sollten Sie eine Genehmigungsrichtlinie (Zusatzoption) definiert haben, durchläuft jede eingereichte Rechnung zunächst den Genehmigungsprozess.
Je nach Konfiguration (z. B. Genehmigung durch Einzelperson oder mehrere Benutzer) muss die Rechnung freigegeben werden, bevor sie weiterverarbeitet werden kann.
Enthalten in der Professional & Enterprise Edition. Auch als Zusatzoption für Business Edition verfügbar - sprechen Sie den Support an.
Um eine neue Richtlinie zu erstellen:
Navigieren Sie im Bereich „Eingangsrechnungen“ zum Tab „Genehmigungsrichtlinien“.
Klicken Sie auf den Button „Erstellen“.
Bedingungen für Genehmigungsrichtlinien definieren
Beim Erstellen einer Genehmigungsrichtlinie können Sie festlegen, unter welchen Voraussetzungen eine Rechnung zur Genehmigung vorgelegt werden soll. Dies erfolgt über die Auswahl eines oder mehrerer Bedingungstypen.
Sie können so automatisiert steuern, welche Rechnungen durch wen freigegeben werden müssen, bevor sie zur Zahlung weitergeleitet werden. Diese Richtlinien basieren auf von Ihnen festgelegten Bedingungen und werden individuell auf Ihr Team abgestimmt.
Benennung von Richtlinien
Vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen für jede Genehmigungsrichtlinie.
Es gibt keine automatische Prüfung auf doppelte Namen, mehrere Richtlinien können denselben Namen haben. In der Rechnungsübersicht ist dann nicht erkennbar, welche Regel zur Anwendung kam.
Nutzen Sie eine klare, unterscheidbare Benennung wie zum Beispiel:
Level 0 – bis € 2.000
Level 1 – € 2.000 bis € 10.000
Level 2 - ab € 10.000
Zuweisung an Benutzer
Die Genehmigung kann nur durch Benutzer erfolgen, die in COMMITLY unter „Einstellungen -> Team“ eingeladen wurden.
Jeder Benutzer kann die Rechnung genehmigen, wenn er/sie in der Richtlinie als verantwortliche Person ausgewählt ist.
Wenn es keine Genehmigungsrichtlinie gibt, kann jeder Benutzer die Rechnung genehmigen.
Genehmigungsablauf
Beim Erstellen einer Richtlinie kann der Genehmigungsablauf gewählt werden:
Einzelner Benutzer
Eine einzelne Person muss die Rechnung genehmigen.Jeder Benutzer aus der Liste
Eine Gruppe von Personen wird definiert. Die Mindestanzahl der erforderlichen Genehmigungen muss angegeben werden (z. B. „mind. 1 von 2 Teamleitern“).
Benutzer einzeln
Es können mehrere Benutzer ausgewählt werden. Alle ausgewählten Benutzer sollten die Rechnung genehmigen.
Einfache Genehmigungsrichtlinien
Alle hinterlegten Personen können parallel freigeben.
Es genügt, wenn mindestens eine der berechtigten Personen die Rechnung freigibt (je nach Einstellung).
Geeignet für einfache Freigabeprozesse
Mehrstufige Genehmigungsschritte anlegen
Die Genehmigungen erfolgen nacheinander (sequentiell).
Erst wenn der erste Schritt abgeschlossen ist, wird der nächste Schritt angestoßen.
Ideal für mehrstufige Freigabeketten
In diesem Beispiel zeigen wir, wie Sie eine Corporate Policy mit drei Freigabestufen abbilden:
Wenn der Betrag kleiner als 2.000 € ist.
Genehmigungsablauf: Benutzer aus Liste: z. B. Katharina Stankova oder Ermira Morina
Anzahl der erforderlichen Genehmigungen: 1 (eine der beiden genügt)
Wir klicken auf "Genehmigungsschritt hinzufügen" um den nächsten Schritt festzulegen.
Wenn der Betrag im Bereich 2.000 – 10.000 € ist.
Genehmigungsablauf: Einzelner Benutzer z. B. Jürgen Eger.
Rechnungen ab 2.000 €, die nicht mehr allein von Ermira oder Katarina freigegeben werden dürfen, müssen zusätzlich durch Jürgen Eger genehmigt werden.
Wir klicken auf "Genehmigungsschritt hinzufügen" um den letzten Schritt festzulegen.
Wenn die Rechnung über 10.000 € ist, gibt es keine Betragseinschränkung mehr – „ELSE“. Gilt automatisch für alles über 10.000 €
Genehmigungsablauf: Einzelner Benutzer z. B. Jürgen Fae
Rechnungen über 10.000 € müssen zusätzlich durch Jürgen Fae freigegeben werden. Zuletzt wird die Genehmigungsrichtlinie gespeichert.
Auch hier gilt: Die vorherigen Schritte müssen abgeschlossen sein, bevor Schritt 3 erreicht wird.
Jede Stufe wird sequentiell durchlaufen. Die Rechnung erhält erst dann den Status „zu bezahlen", wenn alle erforderlichen Genehmigungen erteilt wurden.