Rechnungen genehmigen
Nachdem Sie eine Rechnung über den Button „Einreichen“ in den Genehmigungsprozess übergeben haben, erscheint diese im Status „In Genehmigung“.
Im Detailfenster stehen Ihnen nun zwei Optionen zur Verfügung:
Genehmigen:
Klicken Sie auf „Genehmigen“, um die Rechnung freizugeben. Damit wird sie in den nächsten Schritt des Workflows überführt und kann zur Zahlung vorbereitet oder als bezahlt markiert werden.Ablehnen:
Wählen Sie „Ablehnen“, wenn die Rechnung nicht korrekt oder nicht freigabeberechtigt ist. Die Rechnung wird damit aus dem Genehmigungsprozess entfernt und nicht zur Zahlung freigegeben.Abgelehnte Rechnungen erscheinen anschließend wieder in der Übersicht der Eingangsrechnungen und erhalten dort den Status „Abgelehnt“.
Wenn die Rechnung zu einem späteren Zeitpunkt erneut geprüft oder korrigiert werden soll, kann sie wiederhergestellt werden. Nach der Wiederherstellung wird sie im Widget „Neu“ angezeigt und kann erneut in den Genehmigungsprozess aufgenommen werden.
Genehmigungsrichtlinien
Enthalten in der Professional & Enterprise Edition. Auch als Zusatzoption für Business Edition verfügbar - sprechen Sie den Support an.
Sollten Sie eine Genehmigungsrichtlinie (Zusatzoption) definiert haben, durchläuft jede eingereichte Rechnung zunächst den Genehmigungsprozess.
Je nach Konfiguration (z. B. Genehmigung durch Einzelperson oder mehrere Benutzer) muss die Rechnung freigegeben werden, bevor sie weiterverarbeitet werden kann.
Um eine neue Richtlinie zu erstellen:
Navigieren Sie im Bereich „Eingangsrechnungen“ zum Tab „Genehmigungsrichtlinien“.
Klicken Sie auf den Button „Erstellen“.
Bedingungen für Genehmigungsrichtlinien definieren
Beim Erstellen einer Genehmigungsrichtlinie können Sie festlegen, unter welchen Voraussetzungen eine Rechnung zur Genehmigung vorgelegt werden soll. Dies erfolgt über die Auswahl eines oder mehrerer Bedingungstypen.
Sie können so automatisiert steuern, welche Rechnungen durch wen freigegeben werden müssen, bevor sie zur Zahlung weitergeleitet werden. Diese Richtlinien basieren auf von Ihnen festgelegten Bedingungen und werden individuell auf Ihr Team abgestimmt.
Benennung von Richtlinien
Vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen für jede Genehmigungsrichtlinie.
Es gibt keine automatische Prüfung auf doppelte Namen, mehrere Richtlinien können denselben Namen haben. In der Rechnungsübersicht ist dann nicht erkennbar, welche Regel zur Anwendung kam.
Nutzen Sie eine klare, unterscheidbare Benennung wie zum Beispiel:
Stufe 0 – bis € 2000
Stufe 1 – € 2000 bis € 5000
Stufe 2 - ab € 5000
Zuweisung an Benutzer
Die Genehmigung kann nur durch Benutzer erfolgen, die in COMMITLY unter „Einstellungen -> Team“ eingeladen wurden.
Jeder Benutzer kann die Rechnung genehmigen, wenn er/sie in der Richtlinie als verantwortliche Person ausgewählt ist.
Wenn es keine Genehmigungsrichtlinie gibt, kann jeder Benutzer die Rechnung genehmigen.
Genehmigungsablauf
Beim Erstellen einer Richtlinie kann der Genehmigungsablauf gewählt werden:
Einzelner Benutzer
Eine einzelne Person muss die Rechnung genehmigen.Jeder Benutzer aus der Liste
Eine Gruppe von Personen wird definiert. Die Mindestanzahl der erforderlichen Genehmigungen muss angegeben werden (z. B. „mind. 1 von 2 Teamleitern“).
Benutzer einzeln
Es können mehrere Benutzer ausgewählt werden. Alle ausgewählten Benutzer sollten die Rechnung genehmigen.
Sie können über Bedingungen steuern, wann eine Genehmigung erforderlich ist.
Bedingungstyp | Beschreibung |
Betrag | Legen Sie einen Betrag oder Bereich fest (z. B. „2000–5000 EUR“), ab dem eine Genehmigung notwendig wird. Ideal zur Kontrolle größerer Zahlungen. |
Anbieter | Bestimmen Sie bestimmte Lieferanten oder Partner, deren Rechnungen immer genehmigt werden müssen, unabhängig vom Betrag. |
Erstellt von | Aktivieren Sie die Genehmigung für Rechnungen, die von bestimmten Nutzern im System erstellt wurden. |