DATEV Belegbilderservice Rechnungswesen

Für wen ist das geeignet?

Für Unternehmen, die ihre in COMMITLY gespeicherten Eingangsrechnungen bzw. PDF-Belege schnell und gesammelt direkt nach DATEV übertragen möchten – ohne manuelle Zwischenschritte.

Voraussetzungen

DATEV Belegbildservice Rechnungswesen ist in DATEV eingerichtet:
Der Link zur Einrichtung des DATEV-Belegbilderservices
COMMITLY Bills Add-on aktiviert
Verfügbar in jeder COMMITLY Edition
Mit der COMMITLY Professional Edition ist die Verbindung pro Unternehmen möglich
Aktiver DATEV-Zugang inkl. Berechtigungen für RDS 2.0 (SmartLogin oder von DATEV zugelassene Methode).
Mandantennummer und Beraternummer vorhanden.
In DATEV existiert mindestens ein Dokumenttyp (z. B. „Rechnungseingang“, „Kasse“).

Falls kein Dokumenttyp vorhanden ist, zeigt COMMITLY:

„Keine DATEV-Dokumenttypen vorhanden. "Bitte zuerst einen erstellen und erneut versuchen.“

DATEV Belegbilderservice Rechnungswesen aktivieren

ERWEITERUNGEN > DATEV Belegbilderservice Rechnungswesen > AKTIVIEREN klicken

DATEV aktivieren klicken.
OAuth-Login durchführen (DATEV SmartLogin o. ä.).
Mandantennummer (Client number) und Beraternummer (Consultant number) eintragen und Integrieren klicken.
COMMITLY lädt die in DATEV verfügbaren Dokumenttypen und zeigt sie im Dropdown Dokumenttyp an.
Dokumenttyp wählen und speichern. (Sie können den Typ später ändern.)
Nach erfolgreicher Verbindung wird der Zugriffstoken sicher gespeichert und die Integration unter Einstellungen → Integrationen als verbunden angezeigt.

Fehlen Berechtigungen?

Wenn DATEV noch zusätzliche Prüfungen erfordert, sehen Sie:

Hinweis mit Weiter-Button hinter Trennen
Meldung: „Sie haben nicht die erforderlichen DATEV-Berechtigungen. Bitte prüfen Sie diese und drücken Sie die Schaltfläche „Weiter“.“
Klicken Sie Weiter, damit COMMITLY die Client-/Profil-Prüfung erneut anstößt.
Bei Erfolg: Der Dokumenttyp wird geladen und der Hinweis verschwindet.
Bei fehlenden Rechten: Der Hinweis bleibt, Weiter bleibt verfügbar.

Token-Hinweise in der Integration:

Gültig: „Token läuft am <<Datum>> <<Uhrzeit>> ab.“
Ungültig: „Token ist abgelaufen.“

Export aus Bills (Sammel-Export)

EINGANGSRECHNUNGEN → Rechnungen markieren

Wählen Sie eine oder mehrere Rechnungen (mit PDF).
Tipp: Nutzen Sie den Filter „noch nicht nach DATEV exportiert“.
Aktionen → Export nach DATEV.
COMMITLY überträgt jedes ausgewählte PDF einzeln an den DATEV Rechnungsdatenservice-Endpunkt und ordnet es dem gewählten Dokumenttyp zu.
Nach Erfolg erscheint die Bestätigung, z. B.:
„3 Rechnung(en) erfolgreich exportiert.“
In COMMITLY erhalten exportierte Belege automatisch die Tags EXPORTED und DATEV.
Der Export-Verlauf zeigt pro Beleg den Status (Erfolg/Fehlgeschlagen) und – wenn vorhanden, die von DATEV zurückgemeldete Dokument-ID.

Fehlermeldungen & Lösungen

„Dokumenttyp wählen“ – erscheint im Dropdown, wenn noch keiner gespeichert ist.
„Dokumenttyp auswählen, um fortzufahren“ – Export ist erst nach Auswahl möglich.
„Wählen Sie einen DATEV-Dokumenttyp aus, um COMMITLY zu verbinden und den Export zu starten.“
„Keine DATEV-Dokumenttypen vorhanden. Bitte zuerst einen erstellen und erneut versuchen.“

Meldung	Ursache	Lösung
Upload fehlgeschlagen – bitte erneut versuchen.	Netzwerk/DATEV kurzzeitig nicht erreichbar	Erneut versuchen über die Wiederholen-Funktion; später erneut probieren
Token ist abgelaufen.	DATEV-Zugriffstoken ungültig	In Einstellungen → Integrationen neu bei DATEV anmelden
DATEV-Export ist noch nicht verfügbar. Bitte schließen Sie zuerst Ihre DATEV-Konfiguration unter Firmeneinstellungen > Integrationen ab.	Setup unvollständig (z. B. kein Dokumenttyp gewählt)	Integration öffnen, Dokumenttyp wählen, ggf. Weiter zur Berechtigungsprüfung
Kein Dokument verfügbar (im Ergebnis „failed“)	Rechnung ohne PDF-Anhang	In Bills das PDF anhängen und erneut exportieren
Sie haben nicht die erforderlichen DATEV-Berechtigungen…	Rechte fehlen im DATEV-Mandat	Rechte in DATEV prüfen, Weiter klicken, bis Prüfung erfolgreich

Sicherheit & Compliance

DATEV-Zugriff wird über OAuth2 hergestellt; Tokens werden automatisch aktualisiert.
Keine sensiblen Dokumentinhalte werden im Klartext geloggt.
Export beachtet DATEV-Fehler-/Ratenlimit-Richtlinien.
Sandbox-Tests mit DATEV-Testmandat sind erfolgt/erforderlich, bevor Live-Nutzung aktiviert wird.
Die DATEV Integration wird mehrfach von DATEV selbst geprüft und final abgenommen und formell genehmigt.

Best Practices

Dokumenttyp in DATEV klar definieren (z. B. eigener Typ für Eingangsrechnungen).
Vor dem Sammel-Export Filter nutzen („nicht exportiert“) und PDFs prüfen.
Bei Rollen-/Rechte-Themen zuerst in DATEV korrigieren, dann in COMMITLY “Weiter” ausführen.

FAQ zu DATEV Belegbilderservice Rechnungswesen

Überträgt COMMITLY auch Rechnungsdaten (Betrag, Datum, Lieferant)?

Aktuell noch nicht – es wird ausschließlich das Belegbild (PDF/JPG) übertragen. Im Falle von übermittelten eRechnungen werden diese Informationen aber automatisch mit übergeben.

Kann ich den DATEV-Dokumenttyp später ändern?

Ja. Öffnen Sie EINSTELLUNGEN > Integrationen > DATEV und wählen Sie einen anderen Dokumenttyp.

Wo sehe ich, ob der Export geklappt hat?

Im Export-Verlauf und direkt in der Bills-Liste (Status/Tags). Bei Fehlern steht die Ursache in der Ergebnisliste; ein Retry ist möglich.

Wir haben mehrere Firmen in COMMITLY.

Mit Professional kann jede Firma separat mit DATEV verbunden werden (eigene Mandantennummer).

Ich klicke auf Export, aber nichts passiert.

Prüfen Sie, ob die Integration vollständig eingerichtet ist (Dokumenttyp gesetzt, Token gültig). Ggf. Seite neu laden, Integration öffnen und bestätigen.