Nach dem Hochladen oder Erstellen findest Du alle Rechnungen gesammelt im Bereich “Eingangsrechnungen”.
Status | Beschreibung |
Überprüfen | Nicht alle Pflicht-Details erkannt, wie z.B. die Rechnungsnummer, der Betrag, das Rechnungs- und Fälligkeitsdatum, überprüfe die Rechnung und stelle sicher, dass der Lieferant angelegt wurde. Hinweis: Sobald alle Pflichtfelder bestätigt wurden, wird die Eingangsrechnung in das Offene Posten Management übernommen. |
Storniert | Überprüfung gescheitert (z.B. falsches File oder Rechnung geladen). ACHTUNG: ein Storno kann nicht rückgängig gemacht werden. Du musst die Rechnung anderenfalls neu laden. |
In Genehmigung | Rechnung wurde als vollständig in den Genehmigungsprozess übergeben |
Abgelehnt | der Genehmigungsablauf wird gestoppt |
Zu zahlen | Rechnung wurde genehmigt und steht zur Zahlung bereit |
Teilweise bezahlt | Rechnungsbetrag wurde nicht zur Gänze bezahlt |
Zahlung läuft | Die Rechnung wurde zur Zahlung übergeben (z. B. direkt oder via SEPA XML), der Betrag wurde jedoch noch nicht vom Bankkonto abgebucht. Auch Zahlungen wie SEPA-Lastschriftmandate können in diesen Status übergehen. |
Zahlung fehlgeschlagen | Ein Zahlungsversuch wurde fehlgeschlagen (stornierte oder abgelehnte Überweisung). Diese Rechnungen können erneut zur Zahlung vorgelegt werden und werden im Widget „Zu bezahlen“ angezeigt. |
Bezahlt | Rechnungsbetrag wurde zur Gänze bezahlt |
Die Rechnungsdetails werden mithilfe von OCR-Technologie (Texterkennung) automatisch aus dem hochgeladenen Dokument übernommen und vorausgefüllt.
Um eine Rechnung zu überprüfen oder zu bearbeiten, klicke auf das Stiftsymbol rechts neben dem jeweiligen Eintrag.
Es öffnet sich ein Detailfenster, in dem Du alle Informationen zur Rechnung einsehen und bei Bedarf anpassen kannst.
Rechnungsaktionen: Überprüfen, stornieren, einreichen, ablehnen oder als bezahlt markieren
Sobald Du eine Rechnung zur Bearbeitung öffnen, stehen Dir im oberen Bereich drei Aktionsmöglichkeiten zur Verfügung:
Überprüfen | Mit „Überprüfen“ kennzeichnest Du die Rechnung als inhaltlich geprüft, auf Richtigkeit, Vollständigkeit oder Zuständigkeit. Das dient der internen Nachverfolgung, bevor die Rechnung eingereicht oder bezahlt wird. |
Stornieren | Mit einem Klick auf „Stornieren“ kannst Du die Rechnung entfernen, wenn diese fehlerhaft oder nicht mehr relevant ist. Die Rechnung wird dadurch aus der Übersicht entfernt und nicht weiterverarbeitet. ACHTUNG: ein Storno kann nicht rückgängig gemacht werden. |
Einreichen | Über „Einreichen“ gibst Du die Rechnung in den Genehmigungsprozess (Add-on), sofern Genehmigungsrichtlinien eingerichtet wurden. Die Rechnung erhält dann den Status In Genehmigung. |
Ablehnen | Wenn eine Rechnung fehlerhaft ist oder nicht genehmigt wird, kannst Du diese mit „Ablehnen“ zurückweisen. Die Rechnung erhält den Status Abgelehnt und wird aus dem weiteren Bearbeitungsprozess entfernt. Nach einer Ablehnung erhält die Rechnung den Status “Neu”. Du kannst diese entweder neu einreichen oder stornieren. |
Als bezahlt markieren | Wurde die Rechnung außerhalb von COMMITLY bereits bezahlt, kannst Du diese direkt mit einem Klick auf „Als bezahlt markieren“ finalisieren. Dadurch wird sie als erledigt gekennzeichnet und erscheint nicht mehr im Zahllauf. |
Bezahlen | Wenn Du die Rechnung direkt über COMMITLY begleichen möchtest, wähle „Bezahlen“. Die Zahlung wird vorbereitet und kann anschließend im Zahllauf gesammelt durchgeführt werden, je nach gewählter Bankverbindung und Zahlungsart. Es stehen verschiedene Methoden zur Zahlung zur Verfügung. |
Neuen Kontakt überprüfen und bestätigen
Wenn Du eine Eingangsrechnung in COMMITLY hochlädst oder manuell erfasst, erkennt das System automatisch den Partner (Rechnungsaussteller) anhand der vorhandenen Daten. Sollte dieser Partner noch nicht in Deiner Kontaktliste (Partner) vorhanden sein, wird Dir oberhalb des Partnereintrags eine Hinweisbox angezeigt:
„Neuer Kontakt? Wir konnten diesen Partner nicht in Deiner Kontaktliste finden. Möchtest Du ihn hinzufügen?“
Überprüfe den angezeigten Partnernamen, dieser wird automatisch aus der hochgeladenen Rechnung übernommen.
Falls der Partner korrekt erkannt wurde, klicke einfach auf „Bestätigen“.
COMMITLY legt den Partner nun automatisch in Deiner Kontaktliste an. Zukünftige Rechnungen dieses Partners werden automatisch zugeordnet.
Durch die Bestätigung eines neuen Kontakts stelle sicher, dass Deine Eingangsrechnungen strukturiert, partnerbezogen und zentral verwaltet werden, für eine schnellere Erfassung, bessere Zuordnung und aussagekräftige Auswertungen.
Zahlungskonditionen (Skonto) während der Rechnungsprüfung hinterlegen
Zahlungskonditionen können auch direkt während der Prüfung einer Rechnung hinterlegt werden.
Wird ein neuer Geschäftspartner in COMMITLY erkannt und bestätigt, öffnet sich das Fenster zur Bearbeitung der Geschäftspartnerdaten.
Wechsle zum Reiter Zahlungsbedingungen.
Klicke auf + Rabattstufe hinzufügen.
Erfasse die gewünschten Zahlungsfristen und Rabattsätze.
Klicke auf Speichern.
Die hinterlegten Zahlungskonditionen werden anschließend automatisch für zukünftige Rechnungen dieses Geschäftspartners verwendet.
Hinweise
Zahlungskonditionen werden auf Ebene des Geschäftspartners gespeichert.
Die hinterlegten Rabattstufen gelten automatisch für zukünftige Rechnungen des jeweiligen Geschäftspartners.
Pro Geschäftspartner können maximal drei Rabattstufen hinterlegt werden.
Änderungen an den Zahlungskonditionen wirken sich nur auf zukünftige Rechnungen aus.
Bereits verarbeitete Rechnungen werden nicht rückwirkend angepasst.
Zahlungsmethoden in COMMITLY Bills
In COMMITLY Bills kannst Du bei der Rechnungsprüfung die Zahlungsmethode SEPA Lastschrift oder Karte auswählen. So werden Rechnungen, die automatisch vom Lieferanten eingezogen werden, entsprechend gekennzeichnet und nicht in den regulären Zahllauf aufgenommen.
Zahlungsmethode | Verwendung |
SEPA Lastschrift | Für Rechnungen, die automatisch per Lastschrift vom Konto eingezogen werden |
Karte | Für Rechnungen, die automatisch über eine hinterlegte Kreditkarte bezahlt werden. |
SEPA Lastschrift und Karte
Wird für eine Rechnung die Zahlungsmethode SEPA Lastschrift oder Karte gewählt, geht COMMITLY davon aus, dass die Zahlung automatisch durch den Lieferanten eingezogen wird.
Daher wird der Status „Zu bezahlen“ übersprungen:
Ohne Genehmigungsrichtlinien wechselt die Rechnung direkt von “Neu” zu "Zahlung läuft".
Mit Genehmigungsrichtlinien wechselt die Rechnung nach der Freigabe direkt von “In Genehmigung” zu “Zahlung läuft”.
Sobald die Abbuchung/Kartentransaktion am Bankkonto erscheint, kann die Rechnung unter OFFENE POSTEN → Ausgleich mit der entsprechenden Transaktion ausgeglichen werden.
Detaillierte Informationen dazu, findest Du hier: Wie werden Lastschriften in COMMITLY Bills behandelt?