Nach dem Hochladen oder Erstellen finden Sie alle Rechnungen gesammelt im Bereich “Eingangsrechnungen”.
Status | Beschreibung |
Überprüfen | Nicht alle Pflicht-Details erkannt, wie z.B. das Fälligkeitsdatum, überprüfen Sie die Rechnung. |
Neu | alle Pflichtfelder wurden erkannt. Stellen Sie sicher, dass der Lieferant angelegt wurde. |
Storniert | Überprüfung gescheitert (z.B. falsches File oder Rechnung geladen). ACHTUNG: ein Storno kann nicht rückgängig gemacht werden. Sie müssen die Rechnung anderenfalls neu laden.
|
In Genehmigung | Rechnung wurde als vollständig in den Genehmigungsprozess übergeben |
Abgelehnt | der Genehmigungsablauf wird gestoppt |
Zu zahlen | Rechnung wurde genehmigt und steht zur Zahlung bereit |
Teilweise bezahlt | Rechnungsbetrag wurde nicht zur Gänze bezahlt |
Bezahlt | Rechnungsbetrag wurde zur Gänze bezahlt |
Hinweis: Rechnungen, die bereits z.B. mittels SEPA Lastschrift, Kreditkarte, PayPal, etc. bezahlt wurden, können im Überprüfungs-Schritt als “Bereits bezahlt” markiert werden.
Die Rechnungsdetails werden mithilfe von OCR-Technologie (Texterkennung) automatisch aus dem hochgeladenen Dokument übernommen und vorausgefüllt.
Um eine Rechnung zu überprüfen oder zu bearbeiten, klicken Sie auf das Stiftsymbol rechts neben dem jeweiligen Eintrag.
Es öffnet sich ein Detailfenster, in dem Sie alle Informationen zur Rechnung einsehen und bei Bedarf anpassen können.
Rechnungsaktionen: Überprüfen, stornieren, einreichen, ablehnen oder als bezahlt markieren
Sobald Sie eine Rechnung zur Bearbeitung öffnen, stehen Ihnen im oberen Bereich drei Aktionsmöglichkeiten zur Verfügung:
Überprüfen | Mit „Überprüfen“ kennzeichnen Sie die Rechnung als inhaltlich geprüft, auf Richtigkeit, Vollständigkeit oder Zuständigkeit. Das dient der internen Nachverfolgung, bevor die Rechnung eingereicht oder bezahlt wird. Nach erfolgreicher Überprüfung erhält die Rechnung den Status “Neu”. |
Stornieren | Mit einem Klick auf „Stornieren“ können Sie die Rechnung entfernen, wenn diese fehlerhaft oder nicht mehr relevant ist. Die Rechnung wird dadurch aus der Übersicht entfernt und nicht weiterverarbeitet. ACHTUNG: ein Storno kann nicht rückgängig gemacht werden. |
Einreichen | Über „Einreichen“ geben Sie die Rechnung in den Genehmigungsprozess (Add-on), sofern Genehmigungsrichtlinien eingerichtet wurden. Die Rechnung erhält dann den Status In Genehmigung. |
Ablehnen | Wenn eine Rechnung fehlerhaft ist oder nicht genehmigt wird, können Sie diese mit „Ablehnen“ zurückweisen. Die Rechnung erhält den Status Abgelehnt und wird aus dem weiteren Bearbeitungsprozess entfernt. Nach einer Ablehnung erhält die Rechnung den Status “Neu”. Sie können diese entweder neu einreichen oder stornieren. |
Als bezahlt markieren | Wurde die Rechnung außerhalb von COMMITLY bereits bezahlt, können Sie diese direkt mit einem Klick auf „Als bezahlt markieren“ finalisieren. Dadurch wird sie als erledigt gekennzeichnet und erscheint nicht mehr im Zahllauf. |
Bezahlen | Wenn Sie die Rechnung direkt über COMMITLY begleichen möchten, wählen Sie „Bezahlen“. Die Zahlung wird vorbereitet und kann anschließend im Zahllauf gesammelt durchgeführt werden, je nach gewählter Bankverbindung und Zahlungsart. Es stehen verschiedene Methoden zur Zahlung zur Verfügung. |
Neuen Kontakt überprüfen und bestätigen
Wenn Sie eine Eingangsrechnung in COMMITLY hochladen oder manuell erfassen, erkennt das System automatisch den Partner (Rechnungsaussteller) anhand der vorhandenen Daten. Sollte dieser Partner noch nicht in Ihrer Kontaktliste (Partner) vorhanden sein, wird Ihnen oberhalb des Partnereintrags eine Hinweisbox angezeigt:
„Neuer Kontakt? Wir konnten diesen Partner nicht in Ihrer Kontaktliste finden. Möchten Sie ihn hinzufügen?“
Überprüfen Sie den angezeigten Partnernamen, dieser wird automatisch aus der hochgeladenen Rechnung übernommen.
Falls der Partner korrekt erkannt wurde, klicken Sie einfach auf „Bestätigen“.
COMMITLY legt den Partner nun automatisch in Ihrer Kontaktliste an. Zukünftige Rechnungen dieses Partners werden automatisch zugeordnet.
Durch die Bestätigung eines neuen Kontakts stellen Sie sicher, dass Ihre Eingangsrechnungen strukturiert, partnerbezogen und zentral verwaltet werden, für eine schnellere Erfassung, bessere Zuordnung und aussagekräftige Auswertungen.