Offene Posten zu managen ist eine wesentliche Aufgabe des kurzfristigen Liquidität Managements.
Grundsätzlich können alle Offene Posten über das Zahnradsymbol bearbeitet werden. Wesentliche Funktionen dabei sind:
Veränderung der Fälligkeit
Veränderung des Status
als bezahlt oder teilweise bezahlt markieren
Fälligkeit
Die Fälligkeit von Ein- und Ausgangsrechnungen ist per Definition immer vorgegeben. Die Realität hält sich nur sehr oft nicht an diese Vorgaben. Das erwartete Datum der Fälligkeit kann daher in COMMITLY beliebig verändert werden. Das erwartete Datum der Fälligkeit ist das Kriterium für die Übernahme des Betrags in den Forecast am Planungsbildschirm. Dadurch kann der erwartete Liquiditätseffekt geplant bzw. gesteuert werden.
COMMITLY überwacht im Hintergrund die Fälligkeit und markiert überfällige Offene Posten *rot* und verändert den Status auf "überfällig".
Veränderung des Status
Der Kunde hat noch nicht gezahlt, der Zahlungseingang der Rechnung ist überfällig? Im Gespräch verspricht der Kunde den Zahlungseingang am 14. August. Sie können den Status von Offenen Posten verändern, um solche Situation transparent zu machen.
Es stehen folgende Status zur Verfügung:
geplant (Standard)
überfällig (Rot)
bezahlt (Grün)
teilweise bezahlt (Orange)
on hold (Grau)
zugesagt (Blau)
strittig (Schwarz)
Als bezahlt markieren
Wenn Offene Posten bezahlt wurden, können diese als bezahlt markiert werden. Das ist wichtig, da die noch nicht bezahlten Offenen Posten in den Forecast übernommen werden und dort als erwartete Ein- bzw. Ausgänge als Zusatzinformation dargestellt werden.
Wird eine Zahlungsbetrag eingeben, der dem Betrag des Offenen Posten entspricht, wird dabei der Status automatisch auf bezahlt gestellt und der Offene Posten wird aus der Übersicht offen entfernt und ist im Bereich bezahlt ersichtlich.
Teilweise bezahlt
Wenn ein offener Posten über 12.500 € bereits mit 1.200 € bezahlt wurde, kann der Status manuell auf "Teilweise bezahlt" gesetzt werden.
Der Offene Posten wird über das Zahnrad-Symbol rechts neben der zugehörigen Rechnung geöffnet.
Im geöffneten Fenster "Details" wird rechts davon der Reiter „Ausgleich“ ausgewählt.
Im rechten Eingabefeld wird der bereits geleistete Teilbetrag (z. B. 1.200,00 €) eingetragen.
Die Eingabe wird mit einem Klick auf „Speichern“ bestätigt.
Nach dem Speichern wird der Status des Offenen Postens automatisch auf „Teilweise bezahlt“ gesetzt. Der verbleibende offene Betrag wird berechnet und entsprechend angezeigt.
