Damit Eingangsrechnungen in COMMITLY reibungslos verarbeitet, genehmigt und bezahlt werden können, sollten die Partnerdaten vollständig und korrekt hinterlegt sein, insbesondere die Bankverbindung.
Wenn COMMITLY beim Hochladen einer Rechnung einen neuen Partner erkennt, erscheint automatisch eine Abfrage zur Bestätigung. Eine kurze Prüfung an dieser Stelle spart später Zeit, weil der Partner direkt korrekt angelegt wird und keine nachträglichen Korrekturen vor der Zahlung nötig sind.
Bankkonto beim Partner hinterlegen
Öffne den Partner (z. B. über das Stift-Symbol) und ergänze im Bereich Bankkonten die Zahlungsdaten:
IBAN (bzw. Kontonummer/Bankleitzahl je nach Land)
Name des Kontoinhabers (VoP)
optional: BIC, Land, Währung
bei Bedarf kannst Du über „Bankkonto hinzufügen“ weitere Bankverbindungen hinterlegen.
Wichtig: Kontoinhabername wird für die Zahlung übernommen (Verification of Payee)
Der Name des Kontoinhabers (VoP) wird bei der Zahlung an die Bank übergeben und kann einer Empfängerprüfung (Verification of Payee) unterliegen.
Stimmt der Kontoinhabername nicht mit den Bankdaten überein (z. B. Tippfehler, abweichende Firmenbezeichnung), kann die Bank die Zahlung warnen, blockieren oder ablehnen – je nach Bank.
Tipp: Übernehme den Kontoinhabername am besten exakt so, wie er auf der Rechnung, im Banking oder in den Bankstammdaten des Partners geführt wird.
Empfehlungen für eine bessere Geschäftspartnererkennung
Hinterlege die Steuer-ID Ihres Unternehmens während oder nach der Einrichtung der Bills-Anbindung. Dadurch wird die Steuer-ID Ihres Unternehmens bei der OCR-Erkennung ausgeschlossen und die Wahrscheinlichkeit falscher Geschäftspartnervorschläge reduziert.
Hinterlege die Steuer-IDs Ihrer Geschäftspartner. Dadurch erhöht sich die Wahrscheinlichkeit einer korrekten automatischen Zuordnung der Geschäftspartner.
Prüfe, ob doppelte Geschäftspartner vorhanden sind, und entferne diese nach Möglichkeit. Falls dies nicht möglich ist, wende Dich bitte an den Support.
Zahlungskonditionen (Skonto) für Geschäftspartner hinterlegen
Mit Zahlungskonditionen kannst Du Frühzahlungsrabatte (Skonto) für Deine Geschäftspartner hinterlegen.
COMMITLY berücksichtigt diese Konditionen automatisch bei zukünftigen Eingangsrechnungen des jeweiligen Geschäftspartners.
Pro Geschäftspartner können bis zu drei Rabattstufen mit unterschiedlichen Zahlungsfristen und Rabattsätzen definiert werden.
Zahlungskonditionen bei einem bestehenden Geschäftspartner hinterlegen
Wenn der Geschäftspartner bereits in COMMITLY angelegt wurde, kannst Du die Zahlungskonditionen direkt in den Partnerdetails hinterlegen.
Zahlungskonditionen anlegen
Navigiere zu Eingangsrechnungen(Bills) → Partner.
Öffne den gewünschten Geschäftspartner über das Stiftsymbol.
Wechsle zum Reiter Zahlungsbedingungen.
Klicke auf + Rabattstufe hinzufügen.
Erfasse die gewünschte Zahlungsfrist in Tagen.
Hinterlege den dazugehörigen Rabatt- bzw. Skontosatz.
Wiederhole diesen Vorgang bei Bedarf für weitere Rabattstufen.
Klicke auf Speichern.
Rabattstufen
Für jeden Geschäftspartner können bis zu drei Rabattstufen hinterlegt werden:
Laufzeit 1 – Erste Zahlungsfrist mit Rabatt
Laufzeit 2 – Zweite Zahlungsfrist mit Rabatt
Letzte Laufzeit – Letzte Frist, innerhalb der ein Rabatt gewährt wird
Jede Rabattstufe besteht aus:
Zahlungsfrist in Tagen
Rabatt in Prozent
Nicht benötigte Rabattstufen können jederzeit entfernt werden.
Beispiel
Rabattstufe | Zahlung innerhalb von | Rabatt |
Laufzeit 1 | 7 Tage | 2 % |
Laufzeit 2 | 15 Tage | 1 % |
Letzte Laufzeit | 30 Tage | 0,5 % |
Wird eine Rechnung innerhalb von 7 Tagen bezahlt, berücksichtigt COMMITLY automatisch 2 % Rabatt. Erfolgt die Zahlung innerhalb von 15 Tagen, wird 1 % Rabatt berücksichtigt. Bis zur letzten hinterlegten Frist wird der entsprechende Rabatt automatisch angewendet.