Zusammenfassung / Empfehlungen:
Der Forecast sollte immer vorsichtig geplant werden, ist also in der Regel ein interner Plan. (Base case)
Immer einen statischen Plan für Reporting Zwecke erstellen. Damit wird ein Referenzpunkt, eine Ausgangslage geschaffen, die auch in Zukunft immer wieder herangezogen werden kann.
Wenn der Plan von der Bank genehmigt werden musste, den Plan durch committen fixieren. Damit wird verhindert, dass der Plan versehentlich geändert wird.
Die pdf Berichte Plan und Abweichungsanalyse für das eigentliche Reporting verwenden. Finanzierungspartner sehen damit, dass ein System für die Cashflow Planung vorhanden ist UND es auch verwendet wird. Das bringt Pluspunkte bei der bankinternen Risikoeinschätzung.
Unkategorisierte Transaktionen vermeiden, sie signalisieren eine nicht fertige oder nicht gepflegte Planung
Grundsätzliche Überlegungen:
Strategie
Situation
Ad 1 - Strategie
Es dreht sich hier um die Frage: was möchte ich meiner Bank zeigen?
Die Cashflow Planung sollte ja immer im Sinne eines „vorsichtigen Kaufmanns“ geführt werden. D.h. lieber vorsichtiger als mit zu viel optimistischen Annahmen. Dies drückt sich üblicherweise darin aus, dass Eingänge wenn man sich nicht sicher ist, eher niedriger angesetzt werden und - umgekehrt - Ausgänge eher höher. Hinzu kommt die in der Cashflow Planung wichtige zeitliche Komponente. Wir alle kennen das Warten auf den Zahlungseingang einer Rechnung, eines Verkaufs. Hier gilt, lieber später mit dem Eingang und früher mit Ausgang rechnen, als geplant. Insbesonders, wenn man aufgrund der Vergangenheit schon weiß, dass ein Kunde eher später zahlt.
Wenn in so einem Szenario das Unternehmen keine Probleme mit der erwarteten Liquiditätsentwicklung hat, dann ist man eher auf der sicheren Seite.
Es gibt natürlich Murphys Law, wenn etwas schief gehen kann, dann wird es auch schief gehen. Nachdem die Cashflow Planung bzw. der Rollierende Forecast aber bei Veränderungen laufend angepasst wird, ist man mit diesem Planungsansatz auf der sicheren Seite.
Natürlich sieht in so einer Planung die Liquidität nicht immer so gut aus, wie sie sollte. Und in der Regel handelt es sich hier um eine vorsichtige Planung, die man nur für interne Zwecke erstellt und nicht nach außen geben will.
Für solche Fälle gibt es in COMMITLY die Möglichkeit, Szenarien oder Pläne zu erstellen. Diese Pläne sind unabhängig vom Rollierenden Forecast und können beliebig angepasst werden. Szenarien haben dabei den Forecast als Basis und jede Änderung im Forecast führt auch zu einer Änderung des Szenarios. Wenn man z.B. die Umsätze eher niedrig geplant hat, dann kann man ein Better oder Best Case Szenario erstellen, in dem man die Umsätze zB um 5% höher plant.
Ad 2 - Situation
Zwei mögliche Ausgangslagen
Laufendes, operatives Reporting - wo steht das Unternehmen und wie verhält sich die erwartete Zukunft
Laufendes Reporting aber im Rahmen einer Darlehensvereinbarung, für deren Aufnahme eine Cashflow Planung übermittelt werden musste
2.1 laufendes, operatives Reporting - wo steht das Unternehmen und wie verhält sich die erwartete Zukunft
Im Fall von 2.1 laufendes, operatives Reporting hat man die Möglichkeit, je nach Strategie (s.o.) unter BERICHTE entweder einen 12 Monatsbericht Forecast oder 12 Monatsbericht PLAN zu erstellen und der Bank zur Verfügung zu stellen.
2.2 laufendes Reporting aber im Rahmen einer Darlehensvereinbarung, für deren Aufnahme eine Cashflow Planung übermittelt werden musste
Im Fall von 2.2 kommt ein weiterer, wichtiger Aspekt hinzu. Die Bank oder der Finanzierungspartner möchte in so einem Fall wissen, wie sich die Liquidität im Vergleich zu der Situation zum Zeitpunkt der Darlehensvergabe entwickelt hat. Ist dies der Fall, dann sollte für die Darlehensvergabe ein eigener, statischer Plan erstellt werden. Die Planung anhand eines Szenarios scheidet in dem Fall aus, da das Szenario dynamisch mit jeder Änderung des Forecasts angepasst wird und daher eine Planabweichung nicht sinnvoll ist.
Es kann dann in so einem Fall ein statischer Plan z.B. zum Zeitpunkt Mai 2024 erstellt und mit der Bank abgestimmt werden. Wenn der Plan genehmigt und das Darlehen zugeteilt wurde, dann besteht in COMMITLY die Möglichkeit, diesen Plan zu committen. Dadurch wird der Plan fixiert, kann nicht mehr verändert werden und kann in weiterer Folge für alle Reportings gegenüber dem Finanzierungspartner verwendet werden. Die Möglichkeit, den Rollierende Forecast laufend an neue Informationen und Veränderungen anzupassen, bleibt davon unberührt.
Im Fall von 2.2 laufendes Reporting im Rahmen einer Vereinbarung hat man die Möglichkeit, einen 12 Monatsbericht PLAN zu erstellen und der Bank zur Verfügung zu stellen. Zusätzlich werden in solchen Fällen auch oft Abweichungsanalysen ergänzend erstellt und übermittelt.