Der Forecast in COMMITLY ist die rollierende Liquiditätsvorschau:
Er zeigt Tag für Tag, wie sich der Kontostand voraussichtlich entwickelt.
Er ist der Standardplan in COMMITLY und die Basis für alle Analysen. Grundlage sind drei Datenquellen, die pro Kategorie zusammengeführt werden.
IST-Zahlen
Tatsächlich gebuchte Ein- und Ausgänge auf den verbundenen Bankkonten (Transaktionen).
Offene Posten (OPOS)
Erwartete, aber noch nicht eingetroffene Zahlungen, zum Beispiel gestellte Ausgangsrechnungen oder erhaltene Eingangsrechnungen.
Planzahlen (Budgets)
Der Betrag, der für eine Kategorie in einer Periode insgesamt erwartet wird. Ein Budget ist ein Platzhalter für Zahlungen, für die es noch keine Rechnung gibt, und zugleich der Rahmen für die Offenen Posten dieser Kategorie.
Die Darstellung erfolgt wahlweise pro Monat oder pro Woche; Quartal und Jahr sind ebenfalls möglich.
Die Standardeinstellung (Auswahl: Monat oder Woche) lässt sich im Profil festlegen: Mein Profil.
Berechnung des Forecast
COMMITLY berechnet den Forecast pro Kategorie und Periode nach einer festen Regel:
IST-Zahlen und Offene Posten werden addiert. Das ist der Betrag, der bereits gebucht oder konkret erwartet ist.
Gibt es für die Kategorie einen Planwert, vergleicht COMMITLY diese Summe mit dem Planwert und zeigt den höheren der beiden Werte.
Das bedeutet im Einzelnen:
Sind nur IST-Zahlen vorhanden, zeigt der Forecast die gebuchten Werte. Für die Zukunft werden keine weiteren Ein- oder Ausgänge angenommen.
Kommen Offene Posten dazu, werden sie zu den IST-Zahlen addiert, sodass erwartete Ein- und Ausgänge in die Vorschau einfließen.
Liegt ein Planwert vor, der höher ist als IST plus Offene Posten, zeigt der Forecast den Planwert. Die Differenz ist der Teil des Plans, der noch nicht durch Buchungen oder Rechnungen belegt ist. In der Planungstabelle ist dieser Fortschritt in der aktuellen Periode als grüner Balken in der Forecast-Zelle sichtbar.
Ist IST plus Offene Posten höher als der Planwert, zählt dieser höhere Betrag.
Offene Posten kommen also nicht zusätzlich zum Planwert derselben Kategorie hinzu, sondern füllen ihn.
Beispiel zur Veranschaulichung
Situation | IST | OPOS | Plan | Forecast |
Rechnung gestellt, noch nicht bezahlt | 0 | 100 | 0 | 100 |
Rechnung bezahlt, Transaktion synchronisiert | 100 | 0 | 0 | 100 |
Rechnung als bezahlt markiert, keine Zahlung | 0 | 0 | 0 | 0 |
Geplantes Budget (Plan) höher als OPOS | 0 | 100 | 110 | 110 |
OPOS höher als Plan | 0 | 100 | 90 | 100 |
Beispiel mit zwei erwarteten Eingängen
In der Kategorie „Erlöse“ werden im März zwei Eingänge erwartet: EUR 4.000 aus einer bereits gestellten Rechnung (Offener Posten) und EUR 6.500 aus einem abgestimmten Auftrag, für den die Rechnung noch fehlt.
Wird nur der Betrag von EUR 6.500 als Budget geplant, zeigt der Forecast für März EUR 6.500. Der Offene Posten von EUR 4.000 ist darin enthalten, nicht zusätzlich.
Damit beide Eingänge im Forecast erscheinen, wird der Planwert der Kategorie auf die Gesamterwartung gesetzt: EUR 10.500. Der Forecast zeigt EUR 10.500. Sobald die zweite Rechnung gestellt ist, sind Offene Posten und Plan gleich hoch.
Faustregel: Der Planwert einer Kategorie ist der Gesamtbetrag, der in der Periode erwartet wird, inklusive der bereits fakturierten Beträge.
Vergangenheit und Zukunft
In der Vergangenheit ersetzen IST-Zahlen die erwarteten Werte automatisch, sobald Banktransaktionen vorliegen. Vergangene Perioden lassen sich daher nicht mehr planen. Für Vergleiche mit der ursprünglichen Planung dient ein statischer Plan.
In der Zukunft zeigt der Forecast die erwarteten Ein- und Ausgänge aus Offenen Posten und Budgets.
Monatsansicht und Wochenansicht
Beide Ansichten verwenden dieselbe Forecast-Logik. Der Unterschied liegt in der Periode, innerhalb derer IST-Zahlungen, Offene Posten und Budgets gegeneinander abgeglichen werden:
In der Monatsansicht ist die Periode der Monat. Eine Zahlung vom 5. kann ein Budget erfüllen, das auf den 20. desselben Monats datiert ist.
In der Wochenansicht ist die Periode die Woche. Eine Zahlung aus Woche 1 und ein Budget in Woche 3 gehören zu verschiedenen Perioden und werden nicht gegeneinander verrechnet. Die Wochenansicht startet mit dem aktuellen Kontostand und blickt nur nach vorn.
Die Differenz entsteht deshalb immer im laufenden Monat: Vergangene Monate bestehen in beiden Ansichten nur aus IST-Werten, zukünftige Monate nur aus erwarteten Werten (Offene Posten und Budgets).
Fallen im laufenden Monat ein Offener Posten und ein Budget derselben Kategorie in verschiedene Wochen, zeigt die Wochenansicht beide Beträge, während die Monatsansicht beide auf Monatsebene vergleicht. Ein höherer Wochen-Forecast ist deshalb kein Fehler, sondern ein Hinweis darauf, dass im laufenden Monat etwas anders läuft als geplant.
Was in diesem Fall zu tun ist, steht im Artikel Warum die Hochrechnung in der Monats- und Wochenansicht unterschiedlich ist
Bedeutung der Offenen Posten
Die Genauigkeit des Forecasts hängt wesentlich davon ab, wie konsequent und korrekt Offene Posten gepflegt werden. Wird ein Offener Posten als „bezahlt“ markiert, obwohl kein Zahlungseingang erfolgt ist, fehlt der Betrag im Forecast (dritte Zeile der Tabelle).
Ein gepflegter Forecast
Die Vorschau ist so gut wie ihre Daten: kategorisierte Transaktionen, aktuelle Offene Posten und Planwerte, die die Gesamterwartung der jeweiligen Kategorie abbilden.
Abweichungen zwischen Plan und IST werden am besten zu Monatsbeginn geprüft, siehe den Artikel „Abweichungen“.