In fortgeschrittenen Planungsprozessen von Unternehmen gibt es Situationen, in denen ein Plan nicht mehr verändert werden darf. Hierbei handelt es sich oft um beschlossene Jahresbudgets oder auch um Pläne, die z.B. an Banken oder Förderstellen übermittelt wurden.
Der Sinn hinter beschlossenen Plänen liegt immer darin, dass zu einem späteren Zeitpunkt Auskunft gegeben werden soll, wie sich die tatsächliche Geschäftsentwicklung im Vergleich zum beschlossenen Plan verhält. Die sogenannte Soll-Ist-Abweichungsanalyse.
In der Finanzplanung (als GuV und Bilanzplanung) stellt das keine Herausforderung dar. Anders in der Liquiditätsplanung. Wesentlicher Charakter der Liquditätsplanung ist ja, dass die Vorausschau immer aktuell sein soll, um Engpässe frühzeitig zu erkennen.
Dieses Zusammenspiel aus statischen (beschlossenen) Plänen und dynamischen (immer aktuellen) Plänen kann in COMMITLY einfach abgebildet werden.
In COMMITLY gibt es 3 verschiedene Status von Plänen:
Forecast - immer aktuell, immer bearbeitbar
Plan (Entwurf) - bearbeitbar
Plan (committed) - nicht bearbeitbar
Die Funktion des committeten Plans ist es, ein beschlossenes zB Jahresbudget oder Mehrjahresbudget zu fixieren, um zu einem späteren Zeitpunkt Abweichungsanalysen iS eines Controlling zu ermöglich. Also die Frage zB im August beantworten zu können: Wie stehen wir eigentlich im Vergleich zum beschlossenen Budget Anfang des Jahres? Dies ist ja mit dem Forecast nicht möglich, da dieser immer an die aktuelle Situation angepasst wird.
Um einen beschlossenen Plan zu fixieren, müssen Sie diesen lediglich committen.
Durch Klick auf das Zahnradsymbol öffnet sich das Seiten-Panel “Pläne verwalten”. Durch Klick auf den Namen des Plans (bzw. den grauen Pfeil links vom Namen) öffnet sich das Detailfeld.
“JETZT COMMITTEN” hat folgende Resultate:
Der Namenszusatz (Entwurf) entfällt
Der Plan ist nicht mehr änderbar.
Zusätzlich haben Sie die Option, diesen Plan als neue Basis für den Forecast zu wählen. Wenn Sie den Forecast ersetzen wollen, wählen Sie JA, FORECAST ÜBERSCHREIBEN. Achtung, diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werde.
PROFI TIPP:
Keine Angst vor diesem Schritt. Ein committeter Plan kann jederzeit “inaktiv” gestellt werden bzw. kann auf Basis eines committeten Plans oder noch besser, auf Basis des Forecasts, ein neuer Plan erstellt werden.
Der große Vorteil des Commitments ist jedoch, dass Pläne, die z.B. im Team erarbeitet oder an Banken oder Investoren übermittelt wurden, fixiert werden. Dadurch ist eine jederzeitige Überwachung des Cashflows und damit eine Erfolgskontrolle möglich.
Zusätzlich wird dadurch auch die Controlling Funktion / Anzeige von Abweichungen im Vormonat aktiviert.