Warum committen?

Durch diesen Schritt erhältst du Zugang zu den coolen Funktionen von Commitly, nämlich zum Forecast und zum Controlling.

Forecast

Der Forecast für eine Periode wird auf Basis eines committeten Plans automatisch für dich generiert. Dabei werden die vergangen Perioden des Plans automatisch durch die Istzahlen ersetzt. Es kommt also zu einer Hochrechnung bis Ende deines Geschäftsjahres auf Basis deiner Istzahlen und den Planannahmen. 

Oder anders ausgedrückt:
Wo würdest du am Ende des Geschäftsjahres stehen, wenn ab jetzt dein Plan zu 100% erreicht werden würde.
 

In diesem Beispiel fehlen mir auf den Plan 100, d.h. der Forecast für Juni ist, obwohl ich 1.000 geplant habe um 100 niedriger als der ursprüngliche Plan vorgesehen hat. Der Grund ist der um 100 reduzierte Start Saldo.

Aber was passiert mit Abweichungen aus den Vormonaten die z.B. aufgrund der verspäteten Zahlung von Kunden entstanden sind?

Ein kurzes Beispiel dazu, angelehnt an die obige Tabelle: Es wurde mit einem Zahlungseingang von Kunde Huber von 100 im Mai geplant. Er zahlt jetzt aber erst im Juni. Diese 100 "fehlen" jetzt im Mai, d.h. ich bin 100 "hinter Plan". Und im Forecast werden die 100 aber auch nicht berücksichtigt, da sie ja im Mai geplant waren.
Jetzt kommt das Controlling ins Spiel.

Controlling

In engem Zusammenhang mit dem Forecast steht die automatische Controlling Funktion von Commitly. Damit Abweichungen, die eigentlich keine sind, nicht vergessen werden. 

Alles klar? Nein? 

Zurück zum Beispiel. Commitly weist dich am Monatsende automatisch auf Abweichungen zum Plan hin. Im obigen Beispiel erkennst du das an der roten Markierung bei der Kategorie Erlöse. In diesem Fall auf die fehlenden 100 von Kunde Huber im Mai. Du hast also eine negative Abweichung von 100. (Man kann auch sagen, dir "fehlen" 100 oder du bist 100 "hinter Plan", etc.) Nachdem Huber bestätigt hat, dass er im Juni die 100 zahlen wird, ist es aber keine eigentliche Abweichung sonder lediglich eine zeitliche Verschiebung.
Deine Entscheidung in diesem Zusammenhang wäre also, die 100 auf das nächste Monat, also Juni, einfach vorzutragen. Damit reduzierst du den Mai um 100 und erhöhst gleichzeitig den Juni um 100. 

Et voilá! Du hast den Forecast angepasst. Damit ist klar, dass es in diesem Fall zu keiner Abweichung kommt, der Planwert von 4.400 wird mit Ende Juni erreicht werden, alles ist gut.

Handling in COMMITLY 

In COMMITLY wird dies über das Seitenpanel abgewickelt. Im Vormonat wird eine Abweichung angezeigt, durch Klick auf das Abweichungssymbol - hier ein grüner Haken - öffnet sich das Seitenpanel.


Im Seitenpanel kann entschieden werden, wie mit der Abweichung umgegangen wird. Drei Optionen stehen zur Wahl:

  • Die Abweichung ist echt - keine weiteren Aktivitäten sind mehr notwendig
  • Die Abweichung verschieben - es können bis zu 6 Monate ausgewählt werden
  • Die Abweichung über einen bestimmten Zeitraum verteilen

Was zeigt das Beispiel?
Im Dezember gibt es eine positive Abweichung in Höhe von EUR 10.800. Es stellt sich die Frage, ob in diesem Fall tatsächlich keine Kosten mehr auf das Unternehmen zukommen? Wir denken ja und zwar schon im nächsten Monat. Also ist der Forecast anzupassen, indem die Abweichung um 1 Monat verschoben wird. 

Das Resultat:
Waren im vorherigen Forecast noch EUR 0 für den Januar 2020 geplant, rechnen wir jetzt mit einem Ausgang in Höhe von EUR -10.800, also der Abweichung aus dem Dezember. Wir stellen mit diesem Vorgehen sicher, dass ursprünglich geplante Kosten nicht "übersehen", dh im Zeitablauf einfach vergessen werden.

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