Offene Posten zu managen ist eine wesentliche Aufgabe des kurzfristigen Liquiditätsmanagements.
In COMMITLY können Sie Offene Posten direkt in der Liste oder im Detailfenster bearbeiten. Wesentliche Funktionen dabei sind:
Veränderung der Fälligkeit → Das erwartete Datum kann flexibel angepasst werden. Dieses Datum bestimmt, wann der Posten im Forecast berücksichtigt wird. COMMITLY markiert überfällige Posten automatisch rot und setzt den Status auf „Überfällig“.
Veränderung des Status → z. B. von „geplant“ auf „zugesagt“.
als bezahlt oder teilweise bezahlt markieren → Ein vollständig beglichener Posten wird aus der offenen Liste entfernt und im Bereich „Bezahlt“ angezeigt.
Der Offene Posten wird über das Zahnrad-Symbol rechts neben der zugehörigen Rechnung geöffnet. Mit Klick auf Bearbeiten öffnet sich das Detailfenster und hier werden die Stammdaten des Offenen Postens angezeigt, darunter:
Status (z. B. “bezahlt, überfällig, erwartet, usw..“)
Typ (Forderung oder Verbindlichkeit)
Betrag, Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum, erwartetes Datum
Optional: Kategorie, Tag oder Beschreibung
Über das Zahnrad-Symbol stehen noch weitere Optionen zur Verfügung:
PDF öffnen
Öffnet die zugehörige Rechnung als PDF und leitet Sie in die Eingangsrechnungen weiter.
Erstellen
Öffnet das Detailfenster, um einen Offenen Posten anzulegen bzw. die Erstellung zu starten.
Regel
Erstellt eine Regel für diesen Offenen Posten (z. B. zur automatischen Zuordnung / Wiederverwendung der Logik).
Ausgleich
Leitet Sie in den Bereich Ausgleich weiter, um den Offenen Posten mit Transaktionen abzugleichen.
Löschen
Löscht den Offenen Posten.
Fälligkeit
Die Fälligkeit von Ein- und Ausgangsrechnungen ist per Definition immer vorgegeben. Die Realität hält sich nur sehr oft nicht an diese Vorgaben. Das erwartete Datum der Fälligkeit kann daher in COMMITLY beliebig verändert werden. Das erwartete Datum der Fälligkeit ist das Kriterium für die Übernahme des Betrags in den Forecast am Planungsbildschirm. Dadurch kann der erwartete Liquiditätseffekt geplant bzw. gesteuert werden.
COMMITLY überwacht im Hintergrund die Fälligkeit und markiert überfällige Offene Posten *rot* und verändert den Status auf "überfällig".
Veränderung des Status
Der Kunde hat noch nicht gezahlt, der Zahlungseingang der Rechnung ist überfällig? Im Gespräch verspricht der Kunde den Zahlungseingang am 14. August. Sie können den Status von Offenen Posten verändern, um solche Situation transparent zu machen.
Es stehen folgende Status zur Verfügung:
geplant (Standard)
überfällig (Rot)
bezahlt (Grün)
teilweise bezahlt (Orange)
on hold (Grau)
zugesagt (Blau)
strittig (Schwarz)
Als bezahlt markieren
Wenn Offene Posten bezahlt wurden, können diese als bezahlt markiert werden. Das ist wichtig, da die noch nicht bezahlten Offenen Posten in den Forecast übernommen werden und dort als erwartete Ein- bzw. Ausgänge als Zusatzinformation dargestellt werden.
Wird eine Zahlungsbetrag eingeben, der dem Betrag des Offenen Posten entspricht, wird dabei der Status automatisch auf bezahlt gesetzt und der Offene Posten wird aus der Übersicht offen entfernt und ist im Bereich bezahlt ersichtlich.
Teilweise bezahlt
Wenn ein offener Posten über 12.500 € bereits mit 1.200 € bezahlt wurde, kann der Status manuell auf "Teilweise bezahlt" gesetzt werden.
Der Offene Posten wird über das Zahnrad-Symbol rechts neben der zugehörigen Rechnung geöffnet.
Im geöffneten Fenster "Details" wird rechts davon der Reiter „Ausgleich“ ausgewählt.
Im rechten Eingabefeld wird der bereits geleistete Teilbetrag (z. B. 1.200,00 €) eingetragen.
Die Eingabe wird mit einem Klick auf „Speichern“ bestätigt.
Nach dem Speichern wird der Status des Offenen Postens automatisch auf „Teilweise bezahlt“ gesetzt. Der verbleibende offene Betrag wird berechnet und entsprechend angezeigt.
