Mit Regeln automatisierst Du wiederkehrende Schritte bei der Kategorisierung von Banktransaktionen.
Eine Regel besteht immer aus:
Bedingungen (Wann soll die Regel greifen?)
Aktionen (Was soll dann automatisch passieren?)
Regeln helfen besonders bei wiederkehrenden Transaktionen wie Gehältern, Mieten, Tools/Abos, Gebühren, Provider-Rechnungen oder Payment-Providern.
Du erstellst Regeln:
Direkt bei „Unkategorisiert“
Über das Suchfeld oben rechts lässt sich gezielt nach Namen oder Verwendungszweck filtern. Mit einem Klick auf das Regel-Icon daneben wird automatisch ein passender Regelvorschlag angezeigt.
Direkt im Bereich „Regeln“
Hier lässt sich über „Neue Regel erstellen“ gezielt eine neue Regel mit individuellen Bedingungen und zugehöriger Kategorie erstellen.
Eine Regel besteht aus folgenden Bereichen, die im Seitenpanel definiert werden können:
Name der Regel
Bedingung(en) - wann wird die Regel angewendet
Aktion - was soll die Regel machen
Anwendung - auf welche Datensätze soll die Regel angewendet werden
Name der Regel
Vergebe einen eindeutigen Namen, damit Du die Regel später schnell wiederfinden (z. B. „Stripe Eingänge“, „Amazon Ausgaben“, „Bankgebühren“).
Bedingungen festlegen
Unter „Wenn eine Transaktion … dieser Bedingungen erfüllt:“ definierst Du, wann die Regel angewendet werden soll.
Alle oder eine dieser Bedingungen
Über das Dropdown steuerst Du die Logik:
alle = die Regel greift nur, wenn alle gesetzten Bedingungen erfüllt sind
(falls verfügbar) mindestens eine = die Regel greift, sobald eine Bedingung erfüllt ist
Je nach Feld können typischerweise folgende Operatoren genutzt werden:
beinhaltet
beinhaltet genau
gleich
beinhaltet nicht
Bankkonto
Tag
Partner IBAN/ID
Betrag gleich
Betrag weniger als
Betrag größer als
Mit „+ Bedingung hinzufügen“ kannst Du mehrere Kriterien kombinieren, um die Regel präziser zu machen (z. B. Text + Betrag + Bankkonto).
Aktion festlegen
Direkt kategorisieren
Vorschlag hinzufügen
Im Cashflow ignorieren
Tags hinzufügen
Im Bereich „Dann“ bestimmst Du, was COMMITLY automatisch tun soll. Je nach Auswahl im Dropdown stehen folgende Aktionen zur Verfügung:
1. Direkt kategorisieren
Die Transaktion wird automatisch einer Kategorie zugeordnet (ohne manuelle Nacharbeit).
Anwendungsfall: Wiederkehrende Buchungen wie „Miete“, „Gehalt“, „Spotify“, „Google Workspace“ automatisch kategorisieren.
2. Vorschlag hinzufügen
Die Transaktion wird nicht automatisch fix kategorisiert, sondern als Vorschlag für die richtige Kategorie vorbereitet (z. B. zur späteren Prüfung/Bestätigung in der Transaktionsliste).
Anwendungsfall: Du möchtest ähnliche Transaktionen zwar vor-sortieren, aber erst manuell final bestätigen (z. B. bei variierenden Beträgen oder sensiblen Zahlungen).
3. Im Cashflow ignorieren
Die Transaktion wird für die Cashflow-Ansicht/Liquiditätsplanung ignoriert (d. h. sie beeinflusst die Planung nicht), bleibt aber weiterhin als Transaktion sichtbar.
Anwendungsfall: Interne oder nicht relevante Bewegungen (z. B. technische Buchungen, reine Durchlaufposten, Testbuchungen) aus der Cashflow-Planung herausnehmen.
ACHTUNG: Verwende DIESE AKTION NUR IM AUSNAHMEFALL BEI FEHLERN in der Transaktionsliste. Wird eine reguläre Transaktion, die sich auch auf der Umsatzliste der Bank befindet, vom Cashflow ignoriert, führt dies zu einer fehlerhaften Berechnung der Anfangsbestände in der Vergangenheit.
4. Tags hinzufügen
Optional kann man unter „+ Tags hinzufügen“ Transaktionen automatisch taggen (praktisch für Auswertungen).
Beispiel: Alle Ads-Transaktionen → Tag „Marketing“
Anwenden für: Transaktionen und/oder Rechnungen
Da Du Dich im Bereich Transaktionen befindest, werden hier grundsätzlich Regeln für Transaktionen erstellt.
Unten unter „Anwenden für“ kannst Du zusätzlich festlegen, ob die Regel nur für Transaktionen gelten soll oder auch auf Rechnungen angewendet werden soll:
Transaktionen (Standard)
Rechnungen (standardmäßig aktiviert, wenn die Regel auch bei Rechnungen anwendbar ist)
Vorschau der erfassten Transaktionen
Unter „Vorschau Transaktionen“ siehst Du, welche Transaktionen von der Regel erfasst wird. Das hilft, Regeln vor dem Speichern zu prüfen und Fehlzuordnungen zu vermeiden.
Best Practices: Regel für mehrere Transaktionen gleichzeitig erstellen
Kombiniere mehrere Bedingungen, um Treffer zu präzisieren (z. B. „beinhaltet Stripe“ und Betrag größer als 0).
Starte mit einer einfachen Regel und verfeinere sie schrittweise über „+ Bedingung hinzufügen“.
Nutze „beinhaltet“ statt „beinhaltet genau“, wenn die Texte in Banktransaktionen variieren können.
Nutze immer die Vorschau, aber insbesondere bei komplexeren Bedingungen, um die Treffgenauigkeit der Regel zu prüfen
Regelpriorität für Transaktionen festlegen
Über die Regelpriorität kann festgelegt werden, in welcher Reihenfolge die vorhandenen Regeln angewendet werden.
Regeln, die weiter oben in der Liste stehen, haben eine höhere Priorität und werden zuerst geprüft.
Um die Reihenfolge anzupassen, unter TRANSAKTIONEN → Regeln auf PRIORITÄT FESTLEGEN klicken.
Anschließend die gewünschte Regel über das Drag & Drop Symbol (sechs Punkten) an die gewünschte Position verschieben.
Die neue Reihenfolge wird nach jeder Änderung automatisch gespeichert.
Hinweis: Neue Regeln werden immer am Ende der Liste mit der niedrigsten Priorität eingefügt.
Die geänderte Reihenfolge wird sofort auf noch nicht zugeordnete Transaktionen angewendet.
Bereits zugeordnete Transaktionen werden nicht automatisch neu zugeordnet.
Soll die neue Regelreihenfolge auch für diese Transaktionen angewendet werden, muss die bestehende Zuordnung zunächst aufgehoben werden.
Dadurch wird die automatische Zuordnung erneut ausgelöst.