Mit Regeln automatisieren Sie wiederkehrende Schritte bei der Kategorisierung von Banktransaktionen.
Eine Regel besteht immer aus:
Bedingungen (Wann soll die Regel greifen?)
Aktionen (Was soll dann automatisch passieren?)
Regeln helfen besonders bei wiederkehrenden Transaktionen wie Gehältern, Mieten, Tools/Abos, Gebühren, Provider-Rechnungen oder Payment-Providern.
Sie erstellen Regeln:
Direkt bei „Unkategorisiert“
Über das Suchfeld oben rechts lässt sich gezielt nach Namen oder Verwendungszweck filtern. Mit einem Klick auf das Regel-Icon daneben wird automatisch ein passender Regelvorschlag angezeigt.
Direkt im Bereich „Regeln“
Hier lässt sich über „Neue Regel erstellen“ gezielt eine neue Regel mit individuellen Bedingungen und zugehöriger Kategorie erstellen.
Eine Regel besteht aus folgenden Bereichen, die im Seitenpanel definiert werden können:
Name der Regel
Bedingung(en) - wann wird die Regel angewendet
Aktion - was soll die Regel machen
Anwendung - auf welche Datensätze soll die Regel angewendet werden
Name der Regel
Vergeben Sie einen eindeutigen Namen, damit Sie die Regel später schnell wiederfinden (z. B. „Stripe Eingänge“, „Amazon Ausgaben“, „Bankgebühren“).
Bedingungen festlegen
Unter „Wenn eine Transaktion … dieser Bedingungen erfüllt:“ definieren Sie, wann die Regel angewendet wird.
Alle oder eine dieser Bedingungen
Über das Dropdown steuern Sie die Logik:
alle = die Regel greift nur, wenn alle gesetzten Bedingungen erfüllt sind
(falls verfügbar) mindestens eine = die Regel greift, sobald eine Bedingung erfüllt ist
Je nach Feld können typischerweise folgende Operatoren genutzt werden:
beinhaltet
beinhaltet genau
gleich
beinhaltet nicht
Bankkonto
Tag
Partner IBAN/ID
Betrag gleich
Betrag weniger als
Betrag größer als
Mit „+ Bedingung hinzufügen“ können Sie mehrere Kriterien kombinieren, um die Regel präziser zu machen (z. B. Text + Betrag + Bankkonto).
Aktion festlegen
Direkt kategorisieren
Vorschlag hinzufügen
Im Cashflow ignorieren
Tags hinzufügen
Im Bereich „Dann“ bestimmen Sie, was COMMITLY automatisch tun soll. Je nach Auswahl im Dropdown stehen Ihnen folgende Aktionen zur Verfügung:
1. Direkt kategorisieren
Die Transaktion wird automatisch einer Kategorie zugeordnet (ohne manuelle Nacharbeit).
Anwendungsfall: Wiederkehrende Buchungen wie „Miete“, „Gehalt“, „Spotify“, „Google Workspace“ automatisch kategorisieren.
2. Vorschlag hinzufügen
Die Transaktion wird nicht automatisch fix kategorisiert, sondern als Vorschlag für die richtige Kategorie vorbereitet (z. B. zur späteren Prüfung/Bestätigung in der Transaktionsliste).
Anwendungsfall: Sie möchten ähnliche Transaktionen zwar vor-sortieren, aber erst manuell final bestätigen (z. B. bei variierenden Beträgen oder sensiblen Zahlungen).
3. Im Cashflow ignorieren
Die Transaktion wird für die Cashflow-Ansicht/Liquiditätsplanung ignoriert (d. h. sie beeinflusst die Planung nicht), bleibt aber weiterhin als Transaktion sichtbar.
Anwendungsfall: Interne oder nicht relevante Bewegungen (z. B. technische Buchungen, reine Durchlaufposten, Testbuchungen) aus der Cashflow-Planung herausnehmen.
ACHTUNG: Verwenden Sie DIESE AKTION NUR IM AUSNAHMEFALL BEI FEHLERN in der Transaktionsliste. Wird eine reguläre Transaktion, die sich auch auf der Umsatzliste der Bank befindet, vom Cashflow ignoriert, führt dies zu einer fehlerhaften Berechnung der Anfangsbestände in der Vergangenheit.
4. Tags hinzufügen
Optional können Sie über „+ Tags hinzufügen“ Transaktionen automatisch taggen (praktisch für Auswertungen).
Beispiel: Alle Ads-Transaktionen → Tag „Marketing“
Anwenden für: Transaktionen und/oder Rechnungen
Da Sie sich im Bereich Transaktionen befinden, werden hier grundsätzlich Regeln für Transaktionen erstellt.
Unten unter „Anwenden für“ können Sie zusätzlich festlegen, ob die Regel nur für Transaktionen gelten soll oder auch auf Rechnungen angewendet wird:
Transaktionen (Standard)
Rechnungen (standardmäßig aktiviert, wenn die Regel auch bei Rechnungen anwendbar ist)
Vorschau der erfassten Transaktionen
Unter „Vorschau Transaktionen“ sehen Sie, welche Transaktionen von der Regel erfasst werden. Das hilft, Regeln vor dem Speichern zu prüfen und Fehlzuordnungen zu vermeiden.
Best Practices
Kombinieren Sie mehrere Bedingungen, um Treffer zu präzisieren (z. B. „beinhaltet Stripe“ und Betrag größer als 0).
Starten Sie mit einer einfachen Regel und verfeinern Sie sie schrittweise über „+ Bedingung hinzufügen“.
Nutzen Sie „beinhaltet“ statt „beinhaltet genau“, wenn die Texte in Banktransaktionen variieren können.
Nutzen Sie immer Vorschau, aber insbesondere bei komplexeren Bedingungen, um die Treffgenauigkeit der Regel zu prüfen