Im Bereich „Regeln“ können Sie automatische Kategorisierungen für Offene Posten definieren.
Wird ein offener Posten von einer Regel erfasst, wird er beim nächsten Import oder Sync direkt der definierten Kategorie zugeordnet, ganz ohne manuelle Bestätigung.
Die Regeln basieren auf einfachen Bedingungen und sind besonders hilfreich, um wiederkehrende Geschäftspartner oder typische Kostenarten automatisiert zu verarbeiten.
Bereits erstellte Regeln werden in einer übersichtlichen Liste dargestellt, inklusive Name, Bedingung, zugewiesener Kategorie und Bearbeitungsmöglichkeiten.
Standardmäßig werden Regeln, insofern die Bedingungen es erlauben, auf Offene Posten und Transaktionen angewendet. Sie können diese Option auch deaktivieren.
Neue Regel für Offene Posten erstellen
Beim Erstellen einer neuen Regel für Offene Posten lässt sich definieren, unter welchen Bedingungen eine unbezahlte Rechnung automatisch verarbeitet werden soll.
Folgende Felder stehen zur Verfügung:
Name der Regel: Freie Bezeichnung zur späteren Wiedererkennung.
Bedingungen - Wenn eine Transaktion alle oder eine dieser Bedingungen erfüllt:
Hier können alle oder eine Bedingungen definiert werden, z. B. „beinhaltet Siemens“.Aktion - Dann: Auswahl, ob der Posten direkt kategorisiert werden soll und zu welcher Kategorie.
Optional: Tags hinzufügen für interne Sortierung oder spätere Auswertungen.
Anwenden für: Standardmäßig wenn anwendbar für Offene Posten und Transaktionen
Optional: Vorschau der Rechnungen.
Mit einem Klick auf „Speichern“ wird die Regel künftig beim Import automatisch angewendet.
Bereits bestehende Regeln bearbeiten
Im Bereich Regeln werden alle bereits erstellten Regeln in einer übersichtlichen Tabelle dargestellt. Hier können Sie bestehende Regeln einsehen, anpassen oder verwalten.
Tags
Oben werden alle im Unternehmen verwendeten Tags angezeigt.
Ein Klick auf einen Tag filtert die Liste nach passenden Regeln.
Gleichzeitig öffnet sich rechts das Seitenpanel „Neue Regel für Offene Posten hinzufügen“ mit allen zugehörigen Informationen.
Übersicht bestehender Regeln
Jede Regel wird mit folgenden Angaben aufgelistet:
Name der Regel: frei vergebene Bezeichnung zur einfachen Wiedererkennung (zB. “METRO Markets“).
Bedingung: beschreibt, wann die Regel greift (zB. „Wenn beinhaltet Siemens, dann direkt kategorisieren in Investitionen in Betriebsausstattung“).
Kategorie: die zugewiesene Kategorie, in die betroffene Offene Posten automatisch eingeordnet werden.
Typ: zeigt, auf welchen Bereich die Regel angewendet wird (z. B. transactions, invoices).
Status: zeigt an, ob die Regel aktiv ist. Aktive Regeln werden automatisch bei jedem Import angewendet.
Aktionen
In der Spalte Aktion stehen mehrere Symbole zur Verfügung, um eine Regel zu verwalten:
Kommentar: Notizen oder Zusatzinformationen zur Regel hinzufügen.
Bearbeiten: Öffnet das Seitenpanel „Regel für Offene Posten bearbeiten“. Hier können Bedingungen, Kategorien oder Tags angepasst werden.
Pausieren: deaktiviert die Regel vorübergehend. Der Status wird von Aktiv auf Inaktiv gesetzt.
Löschen: entfernt die Regel endgültig aus dem System.
Mit dieser Übersicht haben Sie jederzeit die Möglichkeit, bestehende Regeln einfach zu filtern, zu bearbeiten oder bei Bedarf zu deaktivieren bzw. zu löschen.
Kategorisierung der Offenen Posten mit Tags
Es ist möglich, Offenen Posten Tags zuzuordnen. Wurde ein Vorsystem mit COMMITLY verbunden, übernimmt COMMITLY die Kategorisierung des Vorsystems - sofern dies über die API geliefert wird - und stellt diese als Tag dar.
Eigener Artikel→ Einen Überblick über alle Integrationen bzw. Vorsysteme finden Sie hier.
Tags können auch manuell hinzugefügt werden. Einfach in das Textfeld klicken und einen Tag hinzufügen.
Der wichtigste Nutzen von Tags ist die Automatisierung: Sie können Tags als Auslöser für Regeln verwenden, damit Offene Posten künftig automatisch verarbeitet werden.
So lassen sich z. B. Offene Posten mit einem bestimmten Tag automatisch in eine Kategorie einsortieren, mit einer Beschreibung versehen oder in Auswertungen/Filtern schneller wiederfinden.
Tags können auch über den CSV Upload importiert werden, sowie über die API eingespielt werden, sofern das Vorsystem eine Vorkategorisierungen über die API zur Verfügung stellt.