Nachdem Offene Posten zu COMMITLY hinzugefügt wurden, muß nun der Status dieser Forderungen und Verbindlichkeiten laufend überwacht werden.
Zum Einen können die unterschiedlichen Status der Offenen Posten einen Überblick geben. Zum Anderen verändert sich der Status natürlich, wenn eine Verbindlichkeit bezahlt wurde bzw. einen Forderungen eingegangen ist.
Grundsätzlich kann der Status eines Offene Postens in COMMITLY jederzeit einfach manuell auf bezahlt gesetzt werden.
Wird eine genauere Vorgehensweise gewünscht, unterstützt COMMITLY hier auf mehrere Arten.
Unter "OFFENE POSTEN" / "AUSGLEICH" werden alle neuen Transaktionen auf Übereinstimmung mit den Einträgen in der Offenen Posten Liste abgeglichen.
Automatisierter Vorschlag
Unter "OFFENE POSTEN" / "AUSGLEICH" finden Sie als ersten Filter "VORSCHLAG" von Offenen Posten, die mit Transaktionen augeglichen (gematched) werden können. Der Abgleich erfolgt dabei auf Basis der in den Offenen Posten eingegebenen Daten (Name, Datum, Beschreibung, Betrag.)
Bei einer eindeutigen 1:1 Beziehung ist das Verbindungssymbol automatisch als grün hinterlegt. Der Ausgleich erfolgt durch Klick auf dieses Verbindungssymbol. Siehe auch hier das kurze Video:
Ausgeglichene Offene Posten finden Sie in weiterer Folge am Tab "AUSGLEICH" / Filter "AUSGEGLICHEN".
Bei einer nicht eindeutingen Beziehung (1:n) ist das Verbindungssymbol noch nicht aktiv (noch nicht klickbar). Sie müssen zuvor die betreffende Transaktion auswählen:
Manuelle Suche
Sollten Sie den gewünschten Offenen Posten oder auch die betreffende Transaktion nicht im Filter "VORSCHLAG" finden, verwenden Sie den Filter "MANUELLE SUCHE". Siehe hier dieses kurze Video:
Um die gesuchten Transaktionen auszugleichen, muss die gewünschte Kombination ausgewählt werden (Check Boxen) und dann die Verbindung durch Klick auf das Verbindungssymbol hergestellt werden.
Automatisierte Logik
Folgende Logik passiert im Rahmen des Offenen Posten Ausgleichs im Hintergrund:
Der Status von ausgeglichenen Offenen Posten wird automatisch auf "Bezahlt" gesetzt.
Stimmt der Betrag des Offenen Postens nicht mit dem Betrag der Transaktion überein, wird der Status auf "Teilweise bezahlt" gesetzt.
Im Forecast wird der Offene Posten nicht mehr als "erwartet" geführt, allenfalls nur mehr der noch nicht bezahlte Teil.
Mehrere Transaktionen einem Offene Posten zuordnen
Ein offener Posten wurde mit mehrere Transaktionen bezahlt? Starten Sie bei der Suche dabei im linken Feld, d.h. wählen Sie zuerst den Offenen Posten und dann die entsprechenden Transaktionen aus.
Gehen Sie folgendermaßen vor:
Mehrere Offene Posten einer Transaktion zuordnen
Ein offener Posten wurde mit mehrere Transaktionen bezahlt? Starten Sie bei der Suche dabei im rechten Feld, d.h. wählen Sie zuerst die Transaktion und dann die entsprechenden Offenen Posten aus.
Gehen Sie folgendermaßen vor: