Zusammenfassung
COMMITLY Forecast Logik berechnet den Forecast durch Gegenüberstellung von IST- und Plan-Zahlen (Details dazu hier)
Ausgangspunkt ist dabei jeweils der IST-Anfangssaldo der ausgewählten Periode (Woche oder Monat)
Dies kann zu Abweichungen des hochgerechneten Endsaldos führen
Die Abweichungen resultieren in dem Fall aus der Summe der IST/Plan Abweichungen im Zeitraum zwischen 01. des aktuellen Monats und dem Startdatum der aktuellen Woche
Wichtig: Alle Transaktionen der ausgewählten Periode müssen für diese Analyse kategorisiert sein. Andernfalls führt die Abweichungsanalyse zu falschen Schlüssen.
Beispiel einer Abweichung zwischen Monat und Woche
Die Planung eines Beispiel Unternehmens zeigt am 09.12. einen hochgerechneten Kontostand Ende Geschäftsjahr (31.12.) in Höhe von EUR 60.256 in der Monatsansicht. Ohne Änderungen und nur durch Wechsel in die Wochenansicht reduziert sich der hochgerechneten Kontostand Ende Geschäftsjahr auf EUR 30.361 in der Wochenansicht. Eine Abweichung also von EUR 29.895.
Überblick über Abweichungen
Um einen Überblick über Abweichungen zu erhalten, wechseln Sie zum Menüpunkt STATUS > Überblick und wählen dort den relevanten Datumsbereich, in unserem kurzen Beispiel 01.12. - 03.12. (Teile der KW 48), aus.
Unterhalb des Charts finden Sie die Abweichungen je Kategorie für die ausgewählte Periode. In unserem verkürzten Beispiel entstanden in diesem Zeitraum Abweichungen bei den Kategorien Erlöse (EUR -29.572) und Sonstige Beratung (EUR -323). In Summe als EUR -29.895. Die Summe entspricht der Abweichung zwischen Wochen- und Monatsansicht. (60.256 - 30.361 = 29.895)
Aber woher stammen diese Abweichungen?
Sie können unter dem Menüpunkt STATUS > Details den relevanten Datumsbereich, in unserem kurzen Beispiel 01.12. - 03.12. (Teile der KW 48), auswählen. Wenn Sie diesen Datumsbereich unter STATUS > Überblick bereits ausgewählt hatten, wird dieser automatische übernommen.
Das Chart zeigt eine visuelle Abweichung zwischen der IST-Zahlen- und der Forecast-Linie. Auf der linken Seite werden die Summen IST und PLAN angezeigt.
Die Tabelle unterhalb des Charts zeigt in weiterer Folge ALLE für den Forecast relevanten Datensätze. In unserem Beispiel die Transaktionen der verbundenen Bank und unsere geplanten Budgets.
Wir sehen in diesem Beispiel, daß am 02.12. ein Eingang über EUR 30.000 geplant wurde, es aber keine tatsächlichen Eingänge (Transaktionen / IST-Zahlen) über diese Höhe in diesem Zeitraum gibt.
Die wichtige Frage: Sind das “echte” Abweichungen?
Nachdem die Plan Werte Annahmen über bzw. Platzhalter für zukünftige Ein- und Ausgänge sind, handelt es sich vor allem innerhalb eines Monats in der Regeln nicht um echte Abweichungen.
Nehmen wir die Kategorie Erlöse in unserem Beispiel und wählen STATUS > Details Datumsbereich 01.12. - 31.12. Das Chart zeigt den erwarteten Verlauf der Kategorie für den Monat Dezember. Es wurde ein Eingang über EUR 30.000 für den 02.12. geplant. Die IST-Zahlen (Transaktionen) zeigen aber nur Eingänge in Höhe von EUR 428.
Es stellen sich folgende Fragen:
War das geplante Budget ein genereller Platzhalter für laufende Eingänge, die im Verlauf des Monats erfolgen?
War das geplante Budget am 02.12. über EUR 30.000 ein Platzhalter für einen zu diesem Zeitpunkt konkret erwarteten Eingang?
ad 1 - genereller Platzhalter für laufende Eingänge
Wäre dies der Fall, dann wurde sehr optimistisch geplant. Eine Planung der Eingänge am Periodenbeginn führt zu einer scheinbar höhere Liquidität, die hilft, die erwarteten Ausgänge im Monat zu bedienen. Im Falle einer komfortablen Liquiditätssituation ist dieses Vorgehen kein Problem. Bei angespannter Liquiditätssituation empfiehlt sich das Vorgehen eines vorsichtigen Kaufmanns:
Planen Sie Platzhalter für Eingäng (Budgets) eher gegen Ende einer Periode
Planen Sie Budgets für Ausgänge eher am Anfang einer Periode
Dadurch treffen Sie die Annahme, dass der Kontostand am Anfang einer Periode ausreichen muss, um Ausgänge zu bedienen. Erst wenn die Ausgänge bezahlt wurden, kommen die Eingänge. Haben Sie in diesem worst-case Szenario keine Liquidtitäslücke, sind Sie auf Basis dieser Annahmen im sicheren Bereich.
ad 2 - Platzhalter für einen konkret erwarteten Eingang
In diesem Fall stellt sich die Folgefrage: Wird der Eingang über EUR 30.000 noch erfolgen oder nicht? Handelt es sich also
um eine “echte” Abweichung oder
nur um eine zeitliche Verschiebung?
“Echte” Abweichung
Bei einer echten Abweichung sollte das Budget entweder gelöscht oder auf den Betrag 0 geändert werden. Der hochgerechnete Kontosaldo am Ende des Monats würde sich um EUR 30.000 reduzieren und damit die Realität abbilden. Der Eingang wird ja nicht mehr erfolgen!
Dies ist aber nur erforderlich für den Fall, dass
die Monatsansicht als Standardansicht gewählt wurde,
die Abweichung relevant, dh groß, ist und die Hochrechnung dadurch wesentlich beeinflusst.
In allen anderen Fällen kann die Analyse und Anpassung auch über das normale Controlling am Monatsanfang und die Anpassung der Abweichungen des vergangenen Monats erfolgen.
Bei der Auswahl Wochenansicht am 09.12. wird dieser Eingang schon nicht mehr berücksichtigt, da ja der Aufsatzpunkt der Kontostand am 04.12. ist und bis zum 04.12. kein Eingang verzeichnet war. In diesem Fall (echte Abweichung) zeigt also die Wochenansicht bereits die korrekte Hochrechnung an.
(Sollten Sie bis hierher noch exakt mitgerechnet haben: Die verbleibende Differenz zwischen Monat (EUR 30.684) und Woche (EUR 30.361) zeigt die restliche Abweichung aus dem Bereich von Sonstige Beratung von EUR 323 an.)
Zeitliche Verschiebung
Der Eingang über EUR 30.000 wird noch erfolgen, aber zu einem späteren Zeitpunkt? In diesem Fall passen Sie das Datum des Budgets durch Klick auf das Datum an. Der Eingang wird dadurch in den Zeitraum nach dem Start der aktuellen Woche verschoben und führt dazu, dass die geplanten Eingänge in den Folgewochen um EUR 30.000 höher sein werden.
Der hochgerechnete Endsaldo in der Monatsansicht und Wochenansicht stimmen durch die Anpassung des Datums wieder überein.
Noch ein Hinweis: Sollten Sie unkategorisierte Transaktionen für den ausgewählten Zeitraum haben, erscheint unter STATUS am Bildschirm ein entsprechender Hinweis. Kategorisieren Sie in diesem Fall vorher alle Transaktionen, da andernfalls die Abweichungen zu falschen Schlussfolgerungen führen können.